Расчет отпускных формула пример. Отпуск – не только право, но и обязанность

Согласно российскому законодательству любой трудоустроенный человек имеет полное право на регулярный оплачиваемый отдых продолжительностью не менее 28 дней ежегодно.

Кроме того, сложности с подсчетом могут возникнуть для сотрудников, часто оформляющих отгулы или находящихся в отпуске по уходу за ребенком.

В соответствии с ТК РФ, каждый трудящийся человек имеет право на предоставление отдыха от работы. Продолжительность отпуска любого гражданина не должна быть меньше 28 дней.

Кроме этого в XIX главе трудового законодательства предусмотрены случаи, позволяющие работодателю начислять дополнительные дни для отдыха на периоды:

• сессии;
• командировочных поездок;
• временной нетрудоспособности.

Руководящий состав фирмы вправе предоставлять своим сотрудникам отпуск в размере, превышающем норматив, если его долгое отсутствие на рабочем месте не повлечет за собой сбои в производственном процессе.

Для осуществления подобного мероприятия положения об увеличенном размере отдыха должны быть оговорены во внутреннем регламенте фирмы, доступным для ознакомления всему рабочему составу.

Кому полагаются дополнительные дни отпуска?

Согласно российскому законодательству определенные категории трудящихся могут рассчитывать на получение нескольких дополнительных суток отдыха.

К таким гражданам относятся:

• персонал с частыми переработками;
• работники, чей трудовой процесс подвергает их здоровье опасности.

Кроме того, законодательные акты содержат перечень специальностей, представители которых гарантированно получают дополнительный отдых.

В том числе находятся:

• космонавты;
• шахтеры;
• спортсмены;
• медработники;
• судьи;
• персонал таможни;
• работники, занимающиеся добычей полезных ископаемых;
• граждане, работающие на Крайнем севере и близлежащих областях.

Длительность отдыха для данных профессий может быть рассчитана только после изучения документов, регулирующих их рабочую деятельность.

На три дополнительных к основному отпуску дня могут рассчитывать граждане, выполняющие сверхурочную, тяжелую или опасную для здоровья работу.

Увеличенный отпуск положен также и педагогам. При расчете продолжительности оплачиваемого отпуска учитывается сумма часов нагрузки и стаж работы каждого преподавателя в данной сфере.

Минимальная продолжительность ежегодного отдыха преподавателей начальных классов составляет 42 дня. Для остальных педагогов оплачиваемый период отдыха может быть продлен до 56 суток.

Сколько необходимо проработать, чтобы иметь возможность пойти в отпуск?

После отработанного года на одном месте работы каждый человек имеет право на компенсируемый отдых, который не может быть менее полных четырех недель.

Но ТК РФ гласит, что сотруднику полагается заслуженный отпуск после полных одиннадцати месяцев работы.

По личной договоренности с руководством можно оформить отпуск через 6 месяцев работы.

Но нужно понимать, что в таком случае сумма отпускных будет ощутимо ниже.

Работодатель не может отказать в предоставлении преждевременного отпуска сотрудникам, не достигшим совершеннолетия, и женщинам, собирающимся уходить в декрет, даже если они являются персоналом компании менее полугода.

Что представляет собой расчётный период?

Подсчеты должны проводиться момента заключения трудового договора с сотрудником, а не с 1 января.

В расчетный период должно быть включено все отработанное время трудового года, даже если персонал желает разделить свой отдых на несколько частей.

К примеру, сотрудник начал трудовую деятельность в определенной фирме с мая 2015 года.

Месяцем первого двухнедельного перерыва он решил выбрать июнь 2016 года, а оставшиеся 14 дней предпочел перенести на декабрь 2016 года.

В таком случае для расчета будет использоваться временной промежуток с мая 2015 по апрель 2016 года, так как это время является первым трудовым годом данного работника. С 1 мая 2016 года все подсчеты требуется проводить заново. В данном примере работник может использовать накопившиеся отпускные дни за прошедший год и дополнительно несколько суток за отработанный май.

Для подсчета количества положенных суток отпуска за каждый трудовой месяц полагается произвести математическое деление положенных дней отдыха на 12. В случае с минимально допустимым количеством отпускных этот показатель будет равен 2,3333 дням в месяц.

Как рассчитать количество отпускных дней?

Продолжительность предоставляемого перерыва в работе на каждом предприятии рассчитывается индивидуально, однако ни один ежегодный отпуск по закону не может быть меньше 28 дней.

Для верного расчета точного числа дней, отведенных на отдых от трудового процесса, необходимо установить отсутствие или наличие причин на изменение продолжительности отпуска конкретного сотрудника.

В расчетном периоде учитывается полностью отработанное сотрудником время.

На продолжительность отдыха и размер отпускных выплат могут оказать влияние следующие факторы:

• более 14 отгулов за счет сотрудника в год;
• отпуск по уходу за ребенком;
• временная нетрудоспособность;
• прогулы.

В ситуации, когда работник не воспользовался правом на оплачиваемый перерыв в работе в течение нескольких лет, то ему по закону полагается более долгий отпуск.

Если трудящийся не был в отпуске более 24 месяцев, то работодатель может быть привлечен к ответственности, потому что данная ситуация считается серьезным нарушением прав трудящихся.

Для верного расчета продолжительности оплачиваемого отдыха человека, который пропускал работу по причине болезни или выхода на сессию крайне важно грамотно составить расчетный период.

Например, гражданин был принят на работу 21 марта 2015 года, а первым днем отпуска он выбрал 30 ноября 2016 года.

Однако с 2 по 12 апреля 2016 сотрудник отсутствовал на собственном рабочем месте по причине временной нетрудоспособности на фоне болезни.

Допустим, что максимальная продолжительность отдыха для работников данного предприятия может достигать 32 дней.

В таком случае выходит, что в случае с 21 марта 2015 по 20 марта 2016 был отработан первый год, а с 21 марта 2016 по 30 ноября 2016 прошло еще восемь месяцев и десять дней.

Для того чтобы вычислить весь период заслуженного им перерыва в трудовой деятельности потребуется математически поделить общее количество суток отпуска (в данном случае 32) на 12 (количество месяцев в году) и помножить получившийся показатель на общую сумму трудовых месяцев (в данном примере 20). В таком случае получим 52,33 дня. После нужно округлить данное значение до полных 53 дней – именно столько дней полагается сотруднику из приведенного примера.

В этом примере необходимо учитывать фактически отработанный период и время, в течение которого персонал находился на больничном.

Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?

Принцип расчета компенсации накопившегося отпуска при увольнении был выведен в 1930 году постановлением No169 НКТ СССР .

Данный документ гласит, что количество накопившихся отпускных равно количеству полных месяцев, которые сотрудник отработал после крайнего отпускного периода, помноженных на совокупное число полных суток отдыха, гарантируемых трудоустроенным гражданам, и поделенных на общее количество месяцев в году.

Вместе с тем применяется формула, предложенная РосТрудом, в соответствии с которой отдельно взятый отработанный месяц гарантирует трудящемуся определенное количество отпускных. Но к данной формуле специалисты предъявляют претензии из-за неточности расчета, так как при разделении 28 на 12 получится периодическое значение 2,333333.

Сумма отпускных рассчитывается как произведение
среднедневного заработка
на количество дней предоставляемого отпуска.

ЗПср. х Дотп.

Продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней.
Отпуск может быть предоставлен полностью, а может быть разделен на части, однако одна из них не должна быть менее 14 дней.

Выплаты, учитываемые при расчете отпускных

Оплата отпуска осуществляется исходя из среднего заработка, определяемого в соответствии
с Положением о порядке исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Для его расчета учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя.
К таким выплатам относятся:

• заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
• заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
• начисленные в организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;
• надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
• выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
• премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
• другие выплаты, применяемые у данного работодателя.

При расчете среднего заработка не учитываются выплаты социального характера,

не относящиеся к оплате труда. Среди них материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.

Расчетный период

Расчетным периодом при любом режиме работы являются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду ухода в отпуск. (ст. 139 ТК РФ)

В расчетный период не включается время, когда работник:

• получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
• имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или в командировке).
  Единственное исключение – сотруднице положен средний заработок при перерывах для кормления ребенка, но из расчетного периода это время не исключается;
• не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
• освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Формула 1
расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков

ЗПср. = ЗПф. / 12 мес. / 29,3

где:
ЗПср. – средний дневной заработок;
ЗПф. – сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период;
29,3 - среднемесячное число календарных дней.

Работник уходит в апреле 2014 года в очередной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней.
Заработок за расчетный период составляет 780 000 руб.
Для расчета бухгалтер применил коэффициент 29,4 и средний дневной заработок составил 2 210, 8843 руб.
(780 000 руб.: 12 мес.: 29,4).
Сумма отпускных составила 30 952,38 руб. (2210,8843 руб. х 14 дн.).

Если же применять новый коэффициент 29,3 , то средний дневной заработок получится чуть больше и составит 2 218,4300 руб.
(780 000 руб.: 12 мес.: 29,3).
Значит, и отпускные будут больше, а именно - 31 058,02 руб. (2 218,48 руб. х 14 дн.).
Соответственно, разница в отпускных из-за коэффициентов составит 132,64 руб. (31 058,02 руб. – 30 925, 38 руб.).

Пример 1

Работник ушел в отпуск 1 июля 2010 г. на 14 дней.
Расчетный период для его оплаты – с 01.07.2009 по 30.06.2010.
В расчетном периоде работнику начислена заработная плата, принимаемая для расчета, – 85 000 руб. Следует рассчитать сумму отпускных. Сумма отпускных за 14 календарных дней составит
3 373,02 руб. (85 000 руб. / 12 мес. / 29,4 дн. x 14 дн.).

Формула 2
расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны
не полностью
или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок

ЗПср. = ЗПф. / (29,3 х Мпкм + Днкм)

где:
Мпкм – количество отработанных полных календарных месяцев;
Днкм – количество календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается следующим образом:

Днкм = 29,3 / Дк. х Дотр.

где:
Дк. – количество календарных дней этого месяца;
Дотр. – количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример 2

Работник ушел в отпуск продолжительностью 28 дней. с 10.07.2010.
В расчетном периоде (01.07.2009 – 30.06.2010) с 15 по 17 августа 2009 г. он находился на больничном,
с 22 по 30 ноября 2009 г. был в командировке.
В расчетном периоде работнику начислена заработная плата в сумме 98 000 руб. без учета выплат по больничному листу и оплаты командировочных дней.
Следует рассчитать сумму отпускных.

Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в августе и ноябре 2009 года.
В августе оно составит 26,6 дн. (29,4 / 31 x (31-3)),
в ноябре – 20,6 дн. (29,4 / 30 x (30-9)).

Находим средний заработок для оплаты отпуска.
Он равен 287,22 руб. (98 000 руб. / (29,4 дн. x 10 мес. + 26,6 дн. + 20,6 дн.)).

Сумма отпускных, подлежащая выплате работнику составит: 8 042,16 руб. (287,22 х 28 дн.).

Пример 3

"Работник" уходит в отпуск на 28 дней с 5 мая 2011 года.
Расчетный период – 12 месяцев с мая 2010 года по апрель 2011 года включительно.
Оклад работника в 2010 году составлял 8 000 рублей, а с 1 января 2011 года в связи с повышением окладов всем работникам организации оклад "Работника" стал составлять 10 000 рублей.
Работнику также полагается доплата за совмещение профессий в размере 10% и ему ежемесячно начисляются премии.

В расчетном периоде работнику начислена заработная плата, принимаемая для расчета:
- за май-декабрь 2010 года – 114 232,38 руб., в т.ч. отпускные (28 дн.) за август 2010 года в размере 12 152,38 руб.;
- за январь-апрель 2011 года – 58 348,49 руб., в т.ч. больничный (5 дн.) в феврале 2011 года в размере 4605,64 руб.

1. Из заработка за май-декабрь 2010 года исключаем отпускные:
   114 232,38 – 12 152,38 = 102 080 руб.
2. Производим корректировку заработка за май-декабрь 2010 года с учетом повышения оклада с 1 января 2011 года.
   Корректирующий коэффициент равен 10000 / 8000 = 1,25
   Заработок за май-декабрь 2010 года составит:
   102 080 руб. х 1,25 = 127 600 руб.
3. Из заработка за январь-апрель 2011 года исключаем сумму больничных:
   58 348,49 – 4605,64 = 53 742,85 руб.
4. Сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период составит:
   127 600 + 53 742,85 = 181 342,85 руб.
5. Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в августе 2010 года.
   2,85 дн. (29,4 / 31 x (31-28))
6. Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в феврале 2011 года.
   24,15 дн. (29,4 / 28 x (28-5))
7. Находим среднедневной заработок для оплаты отпуска.
   Он равен: 564,93 руб. (181 342,85 руб. / (29,4 дн. x 10 мес. + 2,85 дн. + 24,15 дн.)).
8. Сумма отпускных за 28 календарных дней составит:
   15 818,04 руб. (564,93 х 28 дн.).

Важно учесть!

• Нельзя не предоставлять отпуск два года подряд или заменять «обычный» отпуск продолжительностью 28 календарных дней денежной компенсацией.

Если какая-то часть отпуска превышает 28 календарных дней, она может быть заменена денежной компенсацией. Например, отпуска «повышенной длительности» положены преподавателям, медикам, работникам с группой инвалидности, и т.д.

Отпуск можно разбивать на части, но так, чтобы хотя бы одна часть была не менее 14 календарных дней подряд.

О дате начала отпуска работник должен быть предупрежден под расписку за две недели до его начала, а отпускные должны быть выданы ему за три дня до начала отпуска. Если хотя бы одно из этих условий нарушено, работник вправе потребовать переноса отпуска на другое удобное для него время.

Отпускные «измеряются» в календарных днях. При этом в случае, если на период отпуска попадают нерабочие праздничные дни, эти дни не оплачиваются, но отпуск продлевается.

На суммы отпускных начисляется НДФЛ (13 %) и страховые взносы. Отпускные уменьшают базу, облагаемую налогом на прибыль.

Время отпуска – это возможность убедиться, насколько важное значение имеет работа бухгалтера для каждого сотрудника организации. От того, насколько правильно и своевременно произведен расчет отпускных с учетом всех выплат, зависит и то, как пройдет у работника этот период в двадцать восемь дней. Такие начисления – очень непростой процесс, ведь постоянные изменения в законодательстве требуют постоянно быть начеку, чтобы все сотрудники без проблем могли отдыхать, получая компенсацию.

Виды отпуска и порядок его предоставления

Основные правила, которыми следует руководствоваться кадровикам и бухгалтерии любого предприятия при предоставлении отпусков сотрудникам, регламентируются Трудовым Кодексом РФ. Глава 19 целиком посвящена рассмотрению этого вопроса – там указано, что каждому работнику положен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Сюда не входят праздничные нерабочие дни, такие как 8 марта, 1 мая или 4 ноября.

Когда сотрудник имеет право на отпуск

По трудовому законодательству (статья 122 ТК РФ), для того, чтобы получить право на отпуск, работник должен проработать в организации не менее полугода. До истечения этого срока отдых возможен только при исключительных ситуациях по соглашению с работодателем. Начиная со второго года трудового стажа на предприятии, очередной отпуск предоставляется в соответствии с установленным порядком.

Составление графика отпусков

Статья 123 Трудового кодекса регламентирует сроки, в которые должна быть утверждена очередность отдыха на следующий год. Такой график необходимо составить и утвердить не менее, чем за две недели до Нового года. Он обязателен, как для руководства организации, так и для ее сотрудников – каждый работающий на предприятии должен быть ознакомлен с этим документом под роспись.

Что такое дополнительный отпуск

• имеющие особый характер работы;
• при ненормированном рабочем дне;
• с опасными или вредными условиями труда;
• трудящиеся на Крайнем Севере.

Правовое регулирование

Хотя базовые основы правового регулирования изложены в ТК РФ, многие моменты (страховые взносы или учет выплачиваемых сумм при расчете налога на прибыль), рассмотрены в других законодательных документах. Например, в специальном Постановлении Правительства РФ N 724 от 01.10.2002 приводится нормативно-правовая база для ежегодного удлинения отдыха педагогическим работникам.

Изменения при расчете отпускных в 2019 году

Чтобы делать расчет отпускных без ошибок, главный бухгалтер предприятия должен быть в курсе последних изменений профильного законодательства. В 2019 году особое внимание нужно уделять следующим моментам:

• Определяя для оплаты отпуска дневной заработок специалиста, следует учитывать коэффициент индексации зарплаты, который рассчитывается по специальной формуле.
• Налог на прибыль платится не в день получения средств, а до конца месяца, при этом используется новая отчетная форма 6-НДФЛ.
• Выплата работнику должна быть произведена не позднее, чем за три дня перед отпуском.

Как рассчитать отпускные

Порядок исчисления размера отпускных оформляется специальной запиской по специально определенной форме № Т-60 (или в другом виде с наличием реквизитов, установленных ФЗ № 402 от 06.12.2011). Формула расчета отпускных простая – для того, чтобы узнать необходимый результат, нужно умножить число дней отдыха на среднедневной заработок.

Выплаты учитываемые при расчете отпуска

Законодательством предусмотрено большое число выплат, которые учитываются при исчислении среднего заработка:

• Зарплата работника, начисленная по тарифным или сдельным ставкам и расценкам.
• Премиальные выплаты.
• Комиссионное вознаграждение.
• Другие положенные выплаты (например, денежное вознаграждение депутатам или надбавки за выслугу лет).
• Гонорар работников, состоящих в составе редакций или организациях искусства.

Расчетный период

В зависимости от ситуации, период, который будет использоваться, чтобы рассчитать суммы отпускных, будет включать в себя:

• предшествующий год;
• время, в течении которого сотрудник числился в организации (для подсчета суммы отпускных, когда число месяцев, которые были отработаны, меньше двенадцати);
• последние 12 месяцев, за которые работнику начислена оплата (если в последнее время он фактически не работал).

Согласно Трудовому кодексу при расчетах не учитывается время, когда работник получал:

• Оплату за время обучения с отрывом от производства.
• Оплату времени простоя по вине работодателя.
• Выплаты за отдых.
• Суточные за время командировки.
• Пособия по временной нетрудоспособности и другие социальные выплаты.
• Оплату дополнительных выходных по уходу за инвалидами.

Как начисляются отпускные

Зная все необходимые данные, вы без труда сможете разобраться, как рассчитываются отпускные – нужно воспользоваться приведенной ниже формулой расчета или бесплатным онлайн калькулятором. По алгоритму нужно количество календарных дней умножить на средний дневной заработок сотрудника организации, что даст нам требуемый результат.

Все это можно выразить формулой РО = КДО х СДЗ, где:

• РО – размер отпускных;
• СДЗ – среднедневной заработок;
• КДО – количество дней отдыха.

Порядок расчета среднедневного дохода работника

Чтобы правильно рассчитать сумму среднедневного заработка, нужно суммировать весь доход сотрудника за данный расчетный период (это могут быть различные премирования дополнительно к тому, что ему была начислена заработная плата и др.). Опираясь на Письмо Минтруда РФ от 03.08.2016, сюда не следует включать матпомощь и другие выплаты, не относящиеся к трудовым отношениям (всевозможные доплаты за проезд, питание и др.). В зависимости от того, как отработан расчетный период (полностью или нет), дальнейшая калькуляция при расчете отпускных тоже будет различаться.

Формула расчета отпускных при полном отработанном времени

Расчет отпускных при полном отработанном времени самый простой, но он встречается в бухгалтерской практике не очень часто (требуется, чтобы дата начала отпуска совпадала с первым числом месяца и др.). В этой ситуации применяем формулу РО = КДО х СДЗ, где сначала нужно рассчитать среднюю дневную зарплату работника. Для ее определения необходимо годовой заработок сотрудника поделить на произведение специального коэффициента 29,3 и количества месяцев, которые были отработаны полностью.

Более наглядно все это можно представить формулой СДЗ = ЗП / (29,3 х 12), где:

• ЗП – зарплата, начисленная за расчетный период;
• 29,3 – этот коэффициент равен среднемесячному числу календарных дней;
• 12 – число месяцев в календарном году.

Методика вычисления размера отпускных (РО) и среднедневного заработка (СДЗ) показана по отдельности исключительно в целях наглядности. В бухгалтерских подсчетах они применяются совместно – итоговая формула выглядит так: РО = КДО х (ЗП / (29,3 х 12)), все составляющие которой вы уже разобрали. Узнайте на практике, как считаются отпускные при полном отработанном времени.

Пример: согласно установленному на предприятии графику, 1.09.2017 года сотрудник выходит на отдых – на 21 день. Тогда калькуляция для выплаты отпускных будет такой:

• Расчетный период его оплаты – с 01.08.2016 по 31.07.2017.
• При зарплате 50 тысяч р. и отсутствии других надбавок и вычетов доход сотрудника составил 600 000 рублей.
• По приведенной формуле деньги, которые нужно выплатить, составляют 35 836,18 рублей (21 день х (600 000 / 29,3 х 12).

Начисление отпускных при неполном отработанном времени

Очень часто бывают ситуации, когда расчетный период отработан не полностью, и расчет отпускных делается по другой схеме: СДЗ = ЗП / (29,3 х ПКМ + МОН), где новые сокращения означают:

• ПКМ – полные календарные месяцы, отработанные сотрудником;
• МОН – количество расчетных дней в отработанных не до конца месяцах.

Расчетные дни в месяцах, которые отработана не до конца, будут исчисляться по формуле МОН = 29,3 / ДК х ОК, со значениями:

• ДК – число календарных дней в рассматриваемом месяце;
• ОК – дней (включая выходные и праздничные) в отработанном неполном календарном месяце.

Если привести все к общему виду, то формула будет выглядеть как СДЗ = ЗП / (29,3 х ПКМ + 29,3 / ДК х ОК). Это позволяет произвести расчет отпускных в случаях, если расчетный период не полностью отработан. Рассмотрим на примере, как оплачивается отпуск в этом случае. Возьмем предыдущую ситуацию расчета, но в данном случае работник с 6.09.2016 по 20.09.2016 находился на больничном, и его зарплата за сентябрь была 22 341,56 р. Интересующие нас выплаты будут составлять в сумме чуть меньше: 35 568,10 рублей (21 день х (572 341,56 р. / 29,3 х 11 мес. + 29,3/30 дн. х 16 дн.).

Компенсация за неиспользованный отпуск

В случае, если работник не использовал отпуск (или имеет остаток от него), он в соответствии с положениями трудового законодательства имеет право на денежную компенсацию:

• при расторжении трудового договора – за все дни отдыха;
• при продолжении работы – за количество отпуска, превышающее 28 дней.

Для подсчета компенсации за неиспользованный отпуск (КНО) нам снова понадобится значение средней дневной зарплаты, и формула примет вид КНО = СДЗ х ПДО. В данном случае ПДО – это количество положенных дней отдыха, которое можно узнать из таблицы:

Отработано месяцев	Положено дней отдыха
	В соответствии с Постановлением Правительства от 24 декабря 2007 года, премии делятся на следующие группы: разовые ежемесячные; квартальные и полугодовые; годовые. При расчете отпускных за отработанный год, при наличии премиальных выплат (ПВ) они добавляются к сумме годового заработка в алгоритме вычисления среднедневной оплаты. После преобразования формула выглядит так: РО = КДО х ((ЗП+ПВ)/ (29,3 х 12)). В следующем примере сотрудник с окладом 60 000 рублей работал с января 2016 по февраль 2017, на больничном и в командировках не был, в ноябре 2016 года получил премиальную надбавку 20 тысяч р. Подставляем все значения и легко производим подсчет: РО = 28 дней х ((720 000 р. + 20 000 р.) / (29,3 х 12)) = 58 930 рублей. Как считают отпускные при повышении в должности При расчете отпускных при такой ситуации, сначала должен высчитываться показатель коэффициента индексации (КИ), на который увеличился должностной оклад. Для этого используется формула КИ = НО / СО, где: НО – новый оклад; СО – старый оклад. Возможны три варианты когда произошло повышение, которые подразумевают разные схемы подсчета: Во время расчетного периода – индексации подвергается среднедневной заработок за время, предшествующее повышению оплаты. Расчетный период закончился, но время отдыха еще не наступило – индексируется СДЗ за весь год. Во время отпуска – изменению подвергается только период после повышения зарплаты и до окончания отдыха. Например, ровно посредине расчетного периода у сотрудника было повышение и его зарплата увеличилась с 50 000 до 65 000 р. Произведем расчет отпускных: КИ = 65 000 / 50 000 р. = 1,3. Рассчитаем общий доход за год с учетом индексации. ЗП = (50 000 р. х 1,2 х 6 мес.) + (65 000 р. х 6 мес.) = 780 000 рублей. Применяем уже известную формулу вычисления РО = 28 дней х (780 000 р. / (12 х 29,3) = 57 333,88 рублей. Видео

Существует множество нюансов при определении отпускных, начиная от учета премий, больничных, командировок и заканчивая тем, какие дни необходимо учитывать. Рассмотрим на примерах порядок оплаты за полагающийся отдых.

В целом порядок расчета отпускных несло­жен. Отпускные рассчитывают исходя из среднего дневного заработка сотрудника. и постановле­ние Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее - Постановление) определяют порядок их расчета.

Расчетным периодом для определения отпускных считаются 12 полных календар­ных месяцев, предшествующих тому меся­цу, в котором начинается отпуск.

Для расчета среднего заработка необхо­димо сложить заработную плату за послед­ние 12 календарных месяцев, которую за­тем разделить на 12 и на 29,4 (число кален­дарных дней, приходящихся на расчетный период). Тогда отпускные рассчитываются по формуле:

Сумма отпускных = Средний дневной заработок х Количество календарных дней отпуска

Пример 1

Менеджер Р.Л. Сомов работает в ООО «Астра». Сумма выплат за год составила 540 000 руб. Предположим, что он взял отпуск на 21 день. В таком случае расчет средне­дневной заработной платы составит:

540 000 руб. : 12: 29,4 = 1530,6 руб.

Определяем сумму отпускных:

1530,6 руб. х 21 = 32 142,8 руб.

Напомним, что для расчета средней за­работной платы учитываются все преду­смотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ). Также суммы, учитываемые при расчете отпускных, ука­заны в пункте 2 Постановления. Это поми­мо заработной платы, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам и иных видов выплат у работодателя.

Для расчета среднего заработка не учи­тываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (дивиденды, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обу­чения, коммунальных услуг, отдыха и др.).

Учет премий при расчете отпускных

Если компания выплачивает премии, су­ществует особый порядок сумм. Все зависит от того, какие пре­мии выплачивает организация: ежемесяч­ные, квартальные, годовые.

Ежемесячные премии, которые начисля­ются вместе с заработной платой, учиты­ваются полностью. При этом если, к при­меру, премии установлены за достижение каких-либо показателей, то в расчетном пе­риоде они принимаются к учету в одно­кратном размере при достижении такого показателя.

Что касается квартальных премий, опре­делено: если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетного периода, то учитывать их нуж­но в фактически начисленных суммах. Если же начислены за период, пре­вышающий расчетный, то их нужно учесть только в месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за вы­слугу лет (стаж работы), иные вознагражде­ния по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения.

Если период отработан не полностью, пре­мию нужно включить в расчет пропорционально отработанному времени. Исключе­ние составляют вознаграждения, которые выплачены с учетом фактически отрабо­танного времени.

Пример 2

Начальник отдела продаж ООО «Астра» И.Д. Данилина собирается в отпуск на 10 дней с 18 июля 2012 года. Рас­четный период год (с июля 2011 года по июнь 2012 года). Сумма доходов за год составила 780 000 руб. В апреле 2012 года Данилина была на больничном 14 дней. По ито­гам 2011 года она получила премию в размере 150 000 руб.

Так как премия выплачена по итогам года, но в апреле сотрудник находился на больничном, то ее необходимо скорректировать пропорционально отработанным дням:

(365 - 14) : 365 = 0,96164;

150 000 руб. х 0,96164 = 144 246,57 руб.

Общая сумма доходов, учитываемых для расчета от­пускных, составит:

780 000 + 144 246,57 = 924 246,57 руб.

Расчетный период составит:

29,4 х 11 + 29,4: 30 х (30 - 14) = 323,4 + 15,68 = 339,08.

Определяем средний дневной заработок:

924 246,57 руб. : 339,08 = 2725,75 руб.

Отпускные составят:

2725,75 руб. х 10 = 27 257,5 руб.

Определяем расчетный период

При любом режиме работы расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного времени за 12 последних календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается пери­од с 1-го по 30-е (31-е) число соответствую­щего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Однако в действительности редко когда сотрудник полностью отработал расчетный период. Скорее всего, он отправлялся в ко­мандировку, брал отпуск за свой счет - та­кие суммы учитывать при расчете отпуск­ных не нужно.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а так­же начисленные за это время суммы, если:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации, кроме пере­рывов для кормления ребенка;

б) работник получал пособие по времен­ной нетрудоспособности или и родам;

в) работник не работал в связи с просто­ем по вине работодателя или по причи­нам, не зависящим от работодателя и ра­ботника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел воз­можности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополни­тельные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождал­ся от работы с полным или частичным со­хранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

В формуле приведен порядок расчета от­пускных, если сотрудник отработал полно­стью расчетный период. Она выглядит сле­дующим образом:

Количество месяцев расчетного периода, которые отработаны полностью х 29,4

Если один из месяцев расчетного периода отработан не полностью, то количество ка­лендарных дней расчетного периода опре­деляют по-другому:

29,4: Количество дней в месяцах, которые не полностью отработаны х Количество календар­ных дней в этом меся­це, приходящееся на отработанное время

Общее количе­ство календар­ных дней в рас­четном периоде = Количество дней в месяцах, кото­рые отработаны не полностью + Количество дней в месяцах, кото­рые отработаны полностью

Пример 3

Начальник отдела продаж О.Л. Скобелев организации «Астра» в июне 2012 года оправился в отпуск на 14 дней. Расчет отпускных будет выглядеть следующим образом.

Расчетный период в организации - 12 месяцев. Зна­чит, в расчет принимается время работы с мая 2012 го­да по июнь 2011 года. Оклад Скобелева составляет 60 000 руб. в месяц. В течение года он не получал пре­мий. Заработная плата не повышалась и не индексиро­валась.

В апреле 2012 года сотрудник был в трехдневной командировке. В январе 2012 года находился на боль­ничном 6 дней. В августе 2011 года Скобелев был в опла­чиваемом отпуске 10 дней.

Для наглядности построим таблицу:

Месяц расчетного периода	Количество календарных дней в расчетном периоде	Количество фактических календарных дней, которые отработал сотрудник
Май 2012 года
Апрель 2012 года
Март 2012 года
Февраль 2012 года
Январь 2012 года
Декабрь 2011 года
Ноябрь 2011 года
Октябрь 2011 года
Сентябрь 2011 года
Август 2011 года
Июль 2011 года
Июнь 2011 года

Общая сумма выплат за расчетный период составила

Поскольку Скобелев отработал 9 месяцев полно­стью, то количество календарных дней, учитываемых при исчислении отпускных, составит:

в апреле: 29,4: 30 х 18 = 17,64;

в январе: 29,4: 31 х 10 = 9,48;

в августе: 29,4: 31 х 13 = 12,33.

Общее количество дней в расчетном периоде соста­вит:

264,6 + 17,64 + 9,48 + 12,33 = 304,05. Определим средний дневной заработок: 662 842 руб. : 304,05 = 2180,04 руб. Отпускные полагаются в следующей сумме: 2180,04 руб. х 14 = 30 520,6 руб.

Период, включаемый в отпуск

Предоставление отпуска нужно отра­зить в личной карточке по форме (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В нее вносятся сведения о виде отпуска (ежегодный, учеб­ный, без сохранения заработной платы), период работы сотрудника, количество ка­лендарных дней отпуска, дата его начала и окончания. Знакомить сотрудника с вне­сенными сведениями не нужно.

В табеле учета рабочего времени (уни­фицированные формы и , утв. постановлением Госкомстата России от 5 ян­варя 2004 г. № 1) во время отсутствия со­трудника дни ежегодного основного опла­чиваемого отпуска отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Бухгалтерский учет отпускных

С 2011 года все организации, за исклю­чением малых - эмитентов публично раз­мещаемых ценных бумаг, обязали фор­мировать резерв на выплату отпускных. Теперь он признается оценочным обяза­тельством, так как, создавая его, необхо­димо учитывать требования «Оценочные обязательства, условные обя­зательства и условные активы» (утв. приказом Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 167н, далее - ПБУ 8/2010). Данную позицию подтверждает также письмо Мин­фина России от 14 июня 2011 г. № 07-02­06/107. Однако для того, чтобы признать его в качестве такового, одновременно должны быть соблюдены следующие ус­ловия:

• у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых собы­тий ее хозяйственной жизни, исполне­ния которой организация не может из­бежать;
• в результате ее исполнения вероятно уменьшение экономических выгод;
• можно обоснованно оценить величину оценочного обязательства.

Оценочное обязательство по отпускам определяется на основании утвержденного на начало года графика отпусков. По нему можно оценить, какие затраты будут произ­ведены на выплату отпускных сумм сотруд­никам, порядок их предоставления, а также размер среднего заработка работников.

Нужно знать

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях.

К сожалению, в ПБУ 8/2010 не содержит­ся конкретного порядка расчета ежемесяч­ных отчислений в резерв. Поэтому вам предстоит разработать его самим, а вы­бранный способ закрепить в учетной по­литике компании.

В бухгалтерском учете оценочные обя­зательства отражаются на счете 96 «Резер­вы предстоящих расходов» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйст­венной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

Величина оценочного обязательства от­носится на расходы по обычным видам дея­тельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива и отражает­ся по дебету счета 20 (23, 25, 26 и др.).

Для начисления страховых взносов ис­пользуются счета 69 «Расчеты по социаль­ному страхованию и обеспечению».

Если величина накопленного резерва меньше суммы начисленных отпускных, разница отражается по дебету счетов для учета затрат (счета 20, 25, 26, 44 и др.).

Проводки в бухгалтерском учете будут выглядеть следующим образом:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44...) КРЕДИТ 96

Начислен резерв на оплату отпусков работникам.

При начислении отпускных за счет соз­данного резерва сделайте записи:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70

Начислены отпускные работникам ор­ганизации;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69-1, 69-2, 69-3

Начислены страховые взносы во вне­бюджетные фонды и взносы на страхова­ние от несчастных случаев на производ­стве и профессиональных заболеваний.

Если по окончании текущего года в ре­зерве остались неизрасходованные суммы, то их необходимо сторнировать. Для этого сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 44...) КРЕДИТ 96

Сторнирована сумма неиспользован­ного резерва.

Налоговый учет

Расходы на оплату труда, сохраняемую ра­ботникам на время отпуска (отпускные вы­платы):

• учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (). При­чем учитываются они на дату начисле­ния ();
• облагаются НДФЛ (). Поскольку отпускные призна­ются доходом работника и включаются в налоговую базу по НДФЛ;
• облагаются страховыми взносами на обя­зательное социальное страхование;
• облагаются взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 20-1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.