Как планировать время, чтобы всё успевать. Как научиться планировать свой рабочий день: полезные советы

Уверен, что те из вас, кто интересуется темой инфобизнеса, смотрит различные лекции и тренинги, читает книги и популярные статьи, не раз сталкивались с работами Дэна Кеннеди. Это уникальный бизнес тренер, который имеет научную степень в области маркетинга. Его диссертация была посвящена многим актуальным проблемам в сфере бизнеса, которые он успешно решает ежедневно, и помогает решить миллионам людей по всему миру.
Дэн Кеннеди считается одним из тех, кто навал вводить и популизировать инфорбизнес в мире. К нам данная волна докатилась относительно недавно, и все принцы построения и ведения инфобизнеса в интернете в большей степени базировались на тех основах, которые Ден изложил еще в прошлом веке. Он человек, опередивший эпоху, человек, который начал внедрять на десятки лет раньше то, что сейчас стало массово популярным явлением.

Статья в тему:

Около 25 лет Дэн Кеннеди провел в различных разъездах и путешествиях. Его приглашали в разные города, страны, континенты. По меньшей мере от 120 до 130 дней в году он тратил на поездки, выступления, прочтения лекций и проведения тренингов. Бывало так, что за год он давал 70 крупных и серьезных лекций в разных странах мира.
Помимо этого Дэн параллельно консультировал множество клиентов, и руководил четырьмя фирмами. Восемь лет подряд Дэн Кеннеди ставил перед собой задачу – издавать как минимум одну книгу в год. В результате получилось, что он написал более 100 книг, аудиолекций и учебных курсов. Невероятно, как он все успевал, при том, что еще умудрялся выделять время на отдых, личную жизнь, друзей, общение с обычными людьми, которым требовался его совет.
Теперь у него не столь сумасшедший образ жизни, значительно меньше разъездов. Тем не менее у него 63 клиента в четырех разных консультативных программах, по трем из которых встречи участников проходят 6 дней в году, а по одной - 8 дней в году. В течение года он также тратит один день в месяц на телекоучинг, работает одновременно с 15 –20 клиентами, включаясь в деятельность их компаний, пишет рекламные тексты по 200 проектам для 50 с лишним клиентов, 10 раз участвует в семинарах, 30 дней принимает клиентов в офисе, выпускает несколько информационно-рекламных телероликов, ведет две ежемесячные рассылки, пишет как минимум одну книгу, почти всякую неделю участвует в лошадиных бегах - два вечера или чаще - и еще устраивает себе каникулы.

Статья в тему:

1. Приручите свой телефон

Вы должны научиться освобождаться от тотальной тирании телефона, диктатуры факса, и контроля электронной почты. Если занялись важным делом, то редко поднимайте трубку, либо вообще игнорируйте все звонки, которые не были запланированы. Если будет нужно, то перезвоните в удобное для Вас время, тогда, когда вся работа будет выполнена.
Этот урок вы должны четко осознать, ведь именно телефон является тем средством, которое в первую очередь прерывает важный процесс созидания. Если вы будете отвечать на звонки, то постоянно будете отвлекаться от дел известной Вам важности на дела неизвестной важности. По сути, вы отдаете контроль над собой и своим временем неизвестно кому, и в конечном итоге совершенно не успеваете сделать то, что запланировали.

2. Минимум деловых встреч

Многие бизнес тренеры советуют проводить бизнес встречи, и это правильно. Но практически никто не говорит о том, что нужно их минимализировать, и не тратить время впустую. Вы должны постараться любыми способами сокращать проведенное время на таких встречах.
Только представьте, что если б Ной, перед тем как строить свой ковчег, собрал архитекторов, потом пастухов, потом переговорил бы с укротителями львов, а в самом конце назначил деловую встречу со штурманами и экспертами мореходства, то сейчас вы б не читали данную статью, а где-то плавали в океане, дыша через жабры.
На деловых встречах очень редко делается что-то полезное, и я их ненавижу. Вы должны иметь четкую тактику, которая позволит избежать ненужной траты времени. Если уже довелось назначить такую встречу, то не говорите о погоде и проведенном викенде, а переходите сразу к сути вопроса, к основных целям.

Статья в тему:

3. Абсолютная пунктуальность

Вы уважаете свое время и хотите, чтоб его уважали другие? Тогда нужно начать с абсолютной пунктуальности. Будьте всегда в нужном месте, в нужное время и без малейшего опоздания. Когда вы начнете вести себя подобным образом, то получите полное право требовать уважения вашего времени другими. Вы ж не опаздываете на час, тем самым воруя драгоценное время другого человека, вот и он не должен делать подобное.
Также пунктуальность добавит Вам личного авторитета, ведь вы всегда будете иметь преимущество перед коллегами, партнерами, поставщиками и дилерами. Чем бы вы не занимались, пунктуальность – это отличительная черта успешного человека.

4. Составление списков

Ни одна система планирования времени не обходится без составления списков. Каким бы вы человеком не были, вы обязаны записывать все планы и важные дела. Возможно, вы «свободная натура», которая считает, что всевозможные списки его ограничивают и сдавливают как джинсы на пару размеров меньше. Но на самом деле все совершенно иначе. Чем больше мелких деталей вы запишите, тем меньше Вам придется держать в голове и постоянно помнить. Разгрузив свой мозг вы сможете заняться действительно важными и нужными делами.

Статья в тему:

5. Все на службу своим целям

Единственная настоящая причина того, что многие люди не становятся в разы успешнее в делах, – в том, что у них нет для этого причин. Секрет личной эффективности – в поиске веских причин стать эффективным. Но что считать эффективностью? Вот мое определение: эффективность – это осознанное и долговременное применение вашего времени, таланта, ума, ресурсов и возможностей таким способом, который дает измеримое приближение к вашим целям. Почаще задавайте себе вопрос «Становлюсь ли я ближе к своей цели от того, что я делаю в эту минуту?» Чем чаще вы отвечаете «Да», тем выше ваша эффективность.

6. Каталог событий

Возьмите 90 бумажных папок, и распределите их пол дня. Первая тридцатка – это текущий месяц, а другие – это два последующих. После этого в каждую папку положите письма, факты, документы, которые необходимы для встреч, переговоров, или запланированных дел на эту дату. Конечно, я знаю, что сейчас существует множество электронных программ, которые справляются с этой задачей гораздо быстрее и удобнее. Бога ради, если вы решили пойти по данному пути и выбрать электронные каталоги, то это ваше право. Мне удобнее работать с папками, и данная техника проверена десятками лет.

7. Время блоки

Научитесь выделять под конкретные дела определенное время. Так сказать, создавайте временные блоки, в которые помещайте все необходимые работы. Положите перед собой календарь, распишите что и когда вы будете делать, также укажите временные промежутки.
Это позволит точно заблокировать время и привязать к нему задачу. Таким образом вы никогда не позволите делам других людей отодвигать ваши планы все дальше и дальше. Помните, что ваши планы прежде всего, а уж потом интересы и потребности других.
«От редакции: Лично я только недавно начал пользоваться данной техникой, и она очень помогает. Я планируют, что буду писать статью с 12-00 до 16-00, и никуда не собираюсь отвлекаться. Действительно, продуктивность работы растет. Если не устанавливать временные рамки и не ставить блоки, то написание статей может затянуться на весь день, а то и ночь»

8. Минимум внеплановой деятельности

Приучите себя делать все по четкому плану. Вы должны расписать день по 30-и минутным отрезкам, четко определить что и когда начнете делать, и когда закончите. Эффективность работы значительно увеличивается, если есть четкое осознание того, сколько времени она займет. Не имея плана, вы будете делать какие-то другие вещи в хаотичном порядке. И, я уверен, что большинство этих вещей окажется ненужной ерундой которая просто украла ваше время.

Статья в тему:

9. Польза от «обрезков»

Не всегда все идет по четкому плану, и бывают такие вещи, которые предугадать невозможно. Застряли в пробке? Вместо того, чтоб нервничать и жаловаться, используйте это время с пользой. Послушайте аудио лекцию, начните учить другой язык, сделайте несколько записей в своем ежедневнике, проанализируйте результат встреч и спланируйте будущие действия.
Нужно уметь использовать любые отрезки времени по максимуму. Допусти, вы едите в метро 20 минут. За это время можно прочитать несколько глав книги, написать план на будущий день, ответить на электронную почту или сделать еще множество мелких задач, да выполнение которых потом не нужно будет тратить время.

Статья в тему:

10. Подальше от стада

Думаю, что тут все понятно. Вы должны минимализировать свое участие в «стадном» эффекте. Выезжайте на работу по раньше, чтоб не попасть в пробки, и возвращайтесь позже, когда уже основанная масса разъедется. Не ходите за покупками вечером в пятницу, и не заселяйтесь в отель с 8 до 9 утра, когда это делает основная масса приезжих. Вы должны максимально отстранить свои действия от «стадного» эффекта. Живите в своем собственном ритме, который позволит не тратить время на очереди, на бессмысленное простаивание в пробках или в ожидании чего-то другого.
Если получится организовать свою жизнь, которая разойдется с основным потоком, то вы сэкономите очень много времен и нервов.

Вот такие 10 советов дает Дэн Кеннеди всем тем, кто действительно хочет организовать свое время, структурировать его, выполнять поставленные задачи в 2, а то и 3 раза быстрее, не тратят уйму полезного времени на совершенно не важные дела.

Как правильно спланировать свой отпуск.

Если Вы без остатка отдаете себя работе, то именно правильно спланированный и вовремя взятый отпуск является гарантом ваших дальнейших трудовых подвигов, вдохновения и хорошего здоровья. Вопрос, который мучает всех нас, как правильно отдыхать, для того чтобы восстановить силы, где провести отпуск весело с умом и фантазией и главное недорого.

Первым делом настройте себя именно на отдых. Даже если вы способны работать 24 часа в сутки без отпуска и выходных, отказывать себе в отпуске нельзя. Иначе в какой то определенный момент вы сломаетесь и из хорошего специалиста превратитесь в выжатого как лимон, уставшего морально и физически, больного, несчастного человека.

Если вы постоянно переутомляетесь, в определенный момент ваш организм обязательно даст сбой и наверстает упущенное время отдыха в виде различных недомоганий и болевых синдромов в виде ломки всего организма (это в лучшем случае), аритмии и в дальнейшем гипертонической болезни.

Если вы уже ощущаете это, вспомните что работа – это еще не вся ваша жизнь, и постарайтесь незамедлительно реализовать свое законное право на отдых .

Планирование отпуска.

Решились на отдых, значит следующий его этап — планирование. Перво-наперво решите вопрос о сроках отдыха с начальством, а если вы сам себе и другим начальник, подберите для себя наиболее свободное время. В Европе это, например июль или август, когда предприятия в полном составе уходят на отдых.

Договорились с начальством, закажите билеты, забронируйте места в гостинице, купите необходимое снаряжение, а для женщин естественно заранее . Чтобы хорошо отдохнуть, просто необходимо хорошо выглядеть, нравитесь себе – значит, понравитесь и другим.

Одним словом, подготовьте заранее все, что вам понадобится во время отпуска, а не суетитесь в самый последний момент. Отпуск – должен принести вам удовольствие, осуществит желания.

В первую очередь, отдых это смена деятельности, причем желанная, а – например женой или мужем или коллективом.

Выполняя свои повседневные обязанности, мы используем в работе одни и те же области нашего мозга, а другие его части остаются без работы. Поэтому необходимо так спланировать свой отдых, чтобы задействовать бездействующие области мозга и дать расслабиться уставшим.

В первую очередь отдых делится на активный и пассивный . Если Вы работает в офисе, преимущественно сидя, проведите свой отпуск как можно более подвижно. Если же ваша работа связана с большими затратами физической энергии, вам рекомендуется отдых в виде пляжа, СПА — процедур и различных увеселительных мероприятий. Но только не беспрестанное лежание на пляже или перед телевизором. От него вы устанете еще больше.
Почету? Избегайте монотонности, именно она вызывает повышенную раздражительность и как следствие депрессию. Такой отпуск скорее утомит, и домой вы вернетесь полностью разбитым.

Устройте себе эмоциональную разгрузку, смените обстановку займите свои мысли созерцанием чего-то красивого, позвольте новым впечатлениям вытеснить бытовые проблемы и главное работу.

Если вы человек по своей природе активный, начните с пассивного отдыха — отдохните, а уже потом переключайтесь на активные развлечения . Например, для начала пройдите курс массажа. Он поможет вам расслабиться, снимет напряжение в мышцах и суставах, улучшит кровообращение.

Если ваши будни обыденны, полны рутины, то Вам рекомендуется экстремальные виды отдыха. Например, спуск по горной реке, катание на американских горках, полеты на пароплане или парашюте над морем. Да что там придумывать, даже катание на банане, или купание в шторм в море, зарядит адреналином надолго.

Психологи рекомендуют при планировании отпуска обратить внимание на свой темперамент. Если вы непоседа – значит, вам больше подойдут экстремальные виды спорта и активный отдых. Спокойным по натуре флегматикам – долгий, спокойный отдых без стрессов и приключений. Меланхоликам удовольствие доставит творческая деятельность – например поиск чего то неизведанного, которая может оставить после себя какой то результат. А вот жизнерадостным и любопытным сангвиникам просто необходимы эмоции, впечатления. Это могут быть экскурсии в новые места. Только не стоит повторяться, то, что удивило вас впервые, в следующий раз покажется блеклым, и не принесет удовольствия.

Неплохо часть отдыха можно посвятить хобби или занятию, не связанному с вашей обычной деятельностью.

В то же время не стоит составлять слишком уж плотный график мероприятий. Неизбежно ваше настроение будет меняться, возможно недомогание или самый обыкновенный дождь, который смешает все планы, обязательно что-то не успеете, поэтому оставьте время для неожиданностей и импровизации.

Место для лучшего отдыха — море или горы.

Остров «Баунти» — Бали.

Огромное значение, имеет выбранное вами место для отдыха. Обязательно уезжайте за город от шума и суеты, от загазованного воздуха. Если вы не переносите смены климата , то все равно, уехать из города просто необходимо. Ведь наверняка недалеко существуют пансионаты или дома отдыха. Вы просто увидите новые пейзажи, и они благотворно повлияют на психику и поднимут Вам настроение. Все волнения и тревоги исчезнут.

Если же все-таки хочется моря и солнца, новых знакомств и экзотики , впечатлений, тогда, отправляйтесь в дальние путешествия.

Не забудьте уделить внимание компании, с которой вы собираетесь отдыхать. Если вы едете отдыхать с женой или любимым человеком, то должны быть на 100% уверены, что ваши планы не расходятся, и вы не испортите друг другу настроение.

Если же взгляды на отпуск у вас противоположны, то лучше отдыхать по отдельности или с друзьями. В любом случае не стремитесь отдыхать в больших компаниях . Здесь никогда всем не угодишь, и обязательно будут ссоры. Существует даже категория людей, которым гораздо комфортнее отдыхать самим, заводя знакомства на отдыхе с теми, кто приглянулся,

В любом случае отдых должен соответствовать вашему состоянию и настроению.

Отдых с ребенком.

А вы бывали на Бали?

Если вам предстоит , добавьте в свой план несколько важных пунктов:

— подберите подходящее , наличие отдельных кроваток для малышей, детской площадки, пологого входа в море и неглубокого бассейна – просто необходимо.

— позаботьтесь о питании, узнайте, есть ли детское меню.

— поинтересуйтесь заранее, имеются ли детские клубы и вечерние развлечения для детей.

— не забудьте теплую одежду, покрывало, игры, книжки, любимые игрушки малыша.

Если вы решили отправиться к морю с ребенком , то лучше выберите место с недолгой дорогой, лучше самолетом.

Одежда для отдыха.

Следующий этап — уделите особое , которую вы будете носить во время отдыха. Она должна быть удобной и естественно уместной. Яркие цвета, свободный фасон.

Женщины — не стоит ставить себя на шпильки и утягиваться корсетами, отправляясь в горы или на пляж. Забудьте о диете, она не скрасит ваш отпуск – постоянный самоконтроль утомит вас и ваше окружение.
Мужчины – не стоит слишком увлекаться алкоголем и экзотической кухней, так как, перестаравшись, вы приговорите себя к нескольким скучным дням в номере. Хватит просто здорового чувства меры.

И последний совет, отпуск имеет свойство быстро заканчиваться, поэтому для того чтобы первые рабочие дни не закончились нервным срывом, возвращайтесь домой за два – три дня до конца отпуска, и побалуйте себя еще несколько дней сном и отдыхом, приведите в порядок свой дом, одежду и мысли.

Помните, для удачного отпуска просто необходима ваша позитивная установка, желание отдохнуть и получить удовольствие. Воспринимайте непредвиденные препятствия на вашем пути , как очередное приключение, подаренное судьбой, которое, несомненно, добавит воспоминаний и интересных историй в ваши впечатления об отпуске. Всегда сохраняйте спокойствие и позитивный настрой и будьте внимательны к себе и своему здоровью – тогда время отпуска не пройдет зря, а заряда энергии хватит на весь рабочий год, до следующего отпуска.

Возможно, вы столкнулись с проблемой, пытаясь разобраться в своей жизни, а может, вы просто хотите организовать свой день. В любом случае вам понадобится составить план. Возможно, вам это может показаться сложным, но приложив старания, креативность, используя правильные средства, вы сможете должным образом подготовить план и начать добиваться своих целей.

Шаги

Первый метод: планирование дня

Возьмите лист бумаги. Вы можете писать в тетради, блокноте или создать текстовый документ на компьютере, как вам удобнее. Напишите список вещей, которые нужно сделать в этот день, включая запланированные встречи. Какие ваши цели на день? Вы хотите включить время на физические упражнения или отдых? Что вам обязательно необходимо сделать?

Создайте для себя расписание. Во сколько вам необходимо закончить первое задание, проект или дело? Перечислите все дела, начиная с самого первого, и по часам расписывайте задания на день. Обязательно включите встречи, если они запланированы. Разумеется, у всех разные планы, поэтому расписание у каждого свое. В целом, план должен выглядеть приблизительно так:

9:00 - 10:00: Прийти на работу, проверить почту, ответить на письма.
10:00 - 11:30: Встретиться с Олегом и Наташей.
11:30 - 12:30: Проект №1.
12:30 - 13:15: Обед (здоровое питание).
13:15 - 14:30: Пересмотреть проект № 1, встретиться с Александром, чтобы обсудить проект №1.
14:30 - 16:00: Проект №2.
16:00 - 17:00: Начать проект №3, подготовить материалы на завтра.
17:00 - 18:30: Покинуть офис, сходить в тренажерный зал.
18:30 - 19:00: Купить продукты по пути домой.
19:00 - 20:30: Приготовить ужин, отдохнуть.
20:30: Пойти в кино с Димой.

Переводите внимание на что-то другое практически каждый час. Важно выделять немного времени, чтобы после каждого задания можно было просмотреть, насколько вы были эффективны в это время. Посмотрите, или вы выполнили все, что нужно. Потом позвольте себе минутку отдохнуть: закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующему заданию.

Пересмотрите свой день. Когда прошла большая часть дня, просмотрите, насколько вы смогли придерживаться плана. Вы смогли закончить все, что хотели? Где вы допустили оплошность? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекало, и как вы можете это в будущем предотвратить?

Второй метод: планирование жизни

Первая часть: оценка собственных ролей
1. Определите, какие роли в жизни вы играете. Каждый день мы исполняем разные роли (от ученика до сына, от художника до байкера). Вам необходимо подумать, какие роли вы играете в жизни на данный момент.
  - Эти роли могут включать путешественника, ученика, дочь, писателя, художника, работника, туриста, внука, мыслителя и т. д.
2. Определите, какие роли вы хотите играть в своей жизни. Многие из этих будущих ролей могут совпадать с теми, которые вы исполняете сейчас. Это существительные, которыми вы хотите обозначить себя в конце жизни. Примите во внимания роли, которые вы сейчас играете. Среди них есть такие, которые вас сильно утомляют? Если да, тогда их не нужно играть дальше. Составьте список ролей в последовательности от наиболее до наименее важных. Это поможет вам определить, что вы действительно цените в жизни и что для вас имеет самое большое значение. Но не забывайте, что этот список может существенно меняться, так как вы тоже постоянно развиваетесь.
  - Ваш список может выглядеть примерно так: мама, дочь, жена, путешественница, стеклодув, воспитательница, волонтер, пеший турист и т. д.
3. Вам нужно понять, почему вы хотите играть желаемые роли. Выбрать себе роль – отличный способ определить, кто вы такой, но причина, по которой вы хотите играть роль, кроется в ее значении. Возможно, вы хотите быть волонтером, потому что видите проблемы в мире и хотите внести свою лепту, чтобы их исправить. Или, возможно, вы желаете быть отцом, потому что хотите подарить своим детям прекрасное детство.
  - Для того чтобы определить назначение вашей роли, вы можете представить свои похороны (это может показаться ужасным, но прием хорошо работает). Кто на них придет? Что бы вы хотели, чтобы о вас сказали? За что вы хотите, чтобы вас запомнили?
Вторая часть: определение целей и планирование
1. Поставьте крупные цели, которые вы хотите достичь на протяжении своей жизни. Как вы хотите развиваться? Чего стремитесь достичь? Подумайте об этом, как о списке вещей, которые вы хотите успеть сделать за свою жизнь прежде, чем уйдете на тот свет. Это должны быть цели, которые вы действительно хотите достичь – не те, которые вам кажутся необходимыми. Иногда легче сформировать категории целей, чтобы их проще было представить. К таким категориям можно отнести следующие (конечно, не только их): :
  - Карьера/призвание; путешествия; семья/друзья; здоровье; деньги; знания/интеллект; духовный мир.
  - Вот некоторые примеры целей (в порядке категорий, перечисленных выше): напечатать книгу; побывать на всех континентах; жениться/выйти замуж и вырастить детей; сбросить 10 кг; заработать достаточно денег на обучение детей в университете; получить степень магистра по специальности «Филология»; больше узнать о буддизме.
2. Поставьте конкретные цели и определите конкретные даты, до каких их необходимо осуществить. Теперь, когда у вас есть цели жизни в общем, поставьте конкретные задачи. То есть, определите даты, до каких вам нужно их достичь. Вот примеры более конкретных, чем в предыдущем пункте, целей:
  - Отправить рукопись в 30 издательств до июня 2014 г.
  - Поехать в Южную Америку в 2015 г. и в Азию в 2016 г.
  - До января 2015 г. сбросить вес до 55 кг.
3. - Ваша цель – напечатать книгу и отправить рукопись издательствам до ноября 2014г. На данный момент вы уже написали ее половину, но не полностью уверенны, что она вам нравится.
4. Решите, как будете добиваться целей. Какие шаги необходимо будет сделать для ее достижения? Оцените их и запишите. Продолжим пример с публикацией книги :
  - С сегодняшнего дня до ноября 2014 вам необходимо: А. Перечитать первую половину книги. Б.Закончить книгу. В. Переделать моменты, которые вам не нравятся. Г. Исправить грамматические, пунктуационные, орфографические ошибки и т. д. Д. Дать нескольким знакомым критикам почитать книгу и попросить дать отзывы. Е. Определить, какие издательства, возможно, захотят опубликовать вашу книгу. Ё. Отправить рукопись.
5. Распишите все свои цели по шагам. Вы можете это сделать в любом удобном для вас формате: вручную, на компьютере, нарисовать и т. д. И вот - поздравляем! Вы только что составили план вашей жизни!
  
  Просматривайте и корректируйте свой план. Как и все в этом мире, ваша жизнь будет меняться вместе с целями. То, что было для вас важным в 12 может иметь не такое большое значение в 22 или 42. Менять жизненный план нормально: это показывает, что вы сами понимаете изменения в своей жизни и подстраиваетесь под них.
Третий метод: план решения проблемы

Первая часть: определение проблемы
1. Вы должны знать, какие результаты вы надеетесь получить, решив проблему. Какую цель вы хотите достичь, устранив ее? Возможно, вы надеетесь не только на один результат. Сосредоточьтесь на достижении цели, остальное вы получите после этого.
  - Например, ваша цель – повысить оценку по математике хотя бы до 4. Наряду с этим вы надеетесь, что когда улучшите оценку, мама отпустит вас покататься на лыжах.
2. Определите, какие ваши действия служат причиной появления проблемы. Какие привычки, возможно, способствуют ее развитию. Уделите время и рассмотрите то, что вы делаете не так.
  - Ваша проблема – 3 по математике. Посмотрите, какие ваши действия служат причиной возникновения проблемы: вы много разговариваете с соседом на уроке, или вы не делаете вечером домашнее задание, потому что недавно записались на футбол, и все, что вы хотите после тренировки по вторникам и четвергам – это поужинать и лечь спать.
3. Рассмотрите, какие внешние факторы способствуют появлению проблемы. Помимо собственных действий, из-за которых может возникнуть проблема, ее могут вызвать и внешние факторы. Подумайте, что бы это могло быть.
  - У вас 3 по математике, и это нужно исправить. Возможно, вам мешает то, что вы действительно не понимаете материал, а не то, что вы разговариваете на уроке. Может, вам никогда не давалась алгебра. В конце концов, вы действительно не знаете, где искать помощь.
Вторая часть: поиск решений и составление плана
1. Определите возможные решения вашей проблемы. Вы можете просто записать их на бумаге или воспользоваться специальными методиками, например, сделать ассоциограмму. Что бы вы ни выбрали, подберите решения, как исправить собственные действия, а так же устранить внешние факторы, которые способствуют развитию проблемы.
  - Как не разговаривать с соседом: А. Пересядьте подальше от него. Б. Скажите ему, что у вас очень низкая оценка по предмету, и вам нужно быть внимательным. В. Если у вас письменное задание, попросите учителя пересадить вас так, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.
  - Как делать домашнее задания вопреки тренировкам: А. Делайте часть домашней работы во время перерыва на обед, или когда у вас есть днем свободное время, чтобы не нужно было все делать вечером. Б. Составьте для себя расписание и строго следуйте ему: после занятий вы будете ужинать и потом делать домашнюю работу. После того, как вы закончите, можете час посмотреть телевизор в качестве вознаграждения.
  - Что делать, если вы не разбираетесь в алгебре. А. Попросите одноклассника объяснить вам то, что не понимаете (только если вас ничего не будет отвлекать). Б. Попросите о помощи преподавателя. Подойдите к нему после урока и спросите, не могли бы вы как-нибудь с ним встретиться, так как у вас есть вопросы по домашней работе. В. Обратитесь к репетитору или запишитесь на курсы.
2. Составьте план. Теперь, когда вы выяснили суть проблемы и нашли несколько решений, выберите из них те, которые, по вашему мнению, сработают лучше всего, и запишите для себя план: это поможет вам его визуализировать. Повесьте его там, где сможете часто видеть, например, на зеркале, в которое вы смотритесь каждый день. Вам не нужно использовать все перечисленные решения, но следует сохранить парочку на всякий случай.
  - Ваш план повышения оценки по математике должен выглядеть примерно таким образом:
  - План повысить оценку за 4 недели:
    - Сказать Саше, что я не могу разговаривать на уроке (если он будет продолжать, то пересесть).
    - Делать домашнее задание каждый вторник и четверг во время перерыва на обед, чтобы я мог ходить на тренировки, но не нужно было много делать вечером, когда приду домой.
    - Заниматься с репетитором по математике по понедельникам и средам; спросить у преподавателя, могу ли я что-то сделать что-то дополнительно, чтобы повысить оценку.
  - Цель: до четвертой недели я исправлю оценку с 3 как минимум до 4.
3. Когда пройдет одна неделя, оцените, насколько ваш план успешен. На протяжении первой недели вы все делали так, как и планировали? Если нет, что вы делали не так? Поняв то, над чем вам нужно поработать, на следующей неделе вы сможете придерживаться плана эффективнее.
4. Как только вы достигли цели, вычеркните ее с плана, чтобы видеть свой прогресс.
5. Не забывайте, что планирование – это только та часть работы, которая превращает хаос в ошибки. Не ждите, что только из-за того, что вы составили план, вы сможете легко всего достичь, не делая ошибок. План – это только стартовая площадка.
6. Добавляя детали к своим планам, попробуйте предположить, что может пойти не так и разработайте запасные планы действий.

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

Зачем планировать свой рабочий день;
Кому это необходимо;
Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

Расстановку приоритетов.
Выбор важных задач.
Поиск лучших путей их решения.
Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

Квадрат А — Срочные и важные дела.
Квадрат В — несрочные и важные дела.
Квадрат С — срочные и неважные дела.
Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

Начало рабочего дня.
Основной рабочий процесс.
Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

СПЛАНИРОВАТЬ

СПЛАНИРОВАТЬ 1. 2.

Толковый словарь Ушакова . Д.Н. Ушаков. 1935-1940 .

Смотреть что такое "СПЛАНИРОВАТЬ" в других словарях:

спланировать - и спланировать. В знач. «составить план действий, осуществления чего либо; плавно снизиться» спланировать, спланирую, спланирует. Спланировать работу на квартал. Спланировать на ближайший аэродром. В знач. «расположить, разместить в соответствии… … Словарь трудностей произношения и ударения в современном русском языке

1. СПЛАНИРОВАТЬ1, спланирую, спланируешь (авиац.). совер. к планировать1. Спланировать на аэродром. 2. СПЛАНИРОВАТЬ2, спланирую, спланируешь, и (чаще) СПЛАНИРОВАТЬ, спланирую, спланируешь.совер. к планировать2. Спланировать строительство.… … Толковый словарь Ушакова

Составить план, устроить, наметить, распланировать, расположить, рассчитать, разметить, запроектировать, спарашютировать, снизиться, запланировать, спроектировать Словарь русских синонимов. спланировать см. запланировать Сл … Словарь синонимов

См. планировать 1. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

спланировать - См. Планировать … Исторический словарь галлицизмов русского языка

1. СПЛАНИРОВАТЬ, рую, руешь; св. что. 1. Составить план, проект постройки, сооружения и т.п. 2. Устроить, расположить, построить в соответствии с планом (1 зн.). Правильно спланированные улицы. С. здание с учётом его назначения, функционирования … Энциклопедический словарь

I сов. перех. 1. Нанести на план 1. 2. Устроить, расположить, построить согласно плану [план 1.]. 3. Организовать дело, работу и т.п. в соответствии с планом [план 3.]. 4. разг. Наметить по плану [план 3.], включить в план; запланировать. II … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

Спланировать, спланирую, спланируем, спланируешь, спланируете, спланирует, спланируют, спланируя, спланировал, спланировала, спланировало, спланировали, спланируй, спланируйте, спланировавший, спланировавшая, спланировавшее, спланировавшие,… … Формы слов

Глаг., св., употр. нечасто Морфология: я спланирую, ты спланируешь, он/она/оно спланирует, мы спланируем, вы спланируете, они спланируют, спланируй, спланируйте, спланировал, спланировала, спланировало, спланировали, спланировавший, спланировав… … Толковый словарь Дмитриева

Книги

Joomla! -как спланировать, создать и поддерживать ваш веб-сайт (+ CD-ROM) , Джен Крамер. Система управления контентом Joomla! сочетает мощь и простоту настройки, что сделало ее невероятно популярной. Но для того, чтобы раскрыть этот потенциал, мало простозагрузить и установить…
Joomla!Как спланировать, создать и поддерживать ваш веб-сайт , Крамер Джен. Система управления контентом ^оот!а! сочетает мощь и простоту настройки, что сделало ее невероятно популярной. Но для того, чтобы раскрыть этот потенциал, мало просто загрузить и установить…